Az SAP HR beosztástervezés bevezetési projekt célja egy hatékony és automatizált tervezési rendszer kialakítása volt egy magyarországi autóipari vállalatnál. Az alábbiakban a projekt főbb céljait, a felhasznált SAP HR modulokat, bevezetett funkciókat és specifikus riportokat részletezem.

Helyzet

Egy magyarországi autóipari vállalat komoly kihívásokkal nézett szembe a napi létszámirányítás területén. A korábbi Excel/Access alapú rendszerek nem voltak elegendően hatékonyak, és a manuális tervezési folyamatok nem támogatták kellőképpen a jogszabályi előírások és a Kollektív Szerződés betartását.

Megoldás

A vállalat döntött az SAP HR moduljában elérhető beosztástervezési (Shift Planning) funkció bevezetése mellett. A projekt célja egy automatizált és hatékony tervezési rendszer kialakítása volt.

Célok

A projekt során az alábbi célokat valósítottuk meg:

  • A jelenleg alkalmazott Excel/Access megoldás helyett az SAP standard beosztás tervezési moduljának bevezetése
  • Egy hatékony és a lehetőségekhez mérten automatizált tervezés kialakítása
  • Az időkeret optimális tervezésének és irányításának a támogatása
  • A törvényi előírások és a Kollektív Szerződés betartásának elősegítése
  • A jelen és távollétek központosított nyilvántartása
  • Egy olyan rendszer készítése, amely biztosítja a hatékony napi létszámirányítás számára szükséges alapvető funkciókat

 

Bevezetett funkciók

A projekt során az SAP HR modul beosztástervezés (Shift Planning) funkcióját javasoltuk használatba venni. Az igényeknek megfelelő működésmód érdekében elvégeztük a funkció beállítási teendőit, a projekt során a funkció bővítésre került új lekérdezésekkel, jóváhagyási folyamatokkal valamint új típusú törzsadatokkal (tervezett létszámadatok).

Az SAP HR modulján belüli egyes almodulokból az alábbiakban felsorolt fő adatcsoportokat használja a rendszer: 

  • OM (Szervezetmenedzsment) almodul: a vállalat szervezeti felépítése (szervezeti egységek, költséghelyek, pozíciók, vezetők és ezek időfüggő kapcsolódásai)
  • PA (Személyügyi adminisztráció) almodul: a dolgozói törzsszám, a dolgozó szervezeti hozzárendelése, a dolgozó egyéb alapadatai
  • PT (Személyi időgazdálkodás) almodul: a dolgozó munkarendje és egyéb időadatai (távollétek, jelenlétek, helyettesítések, távollétkeretek), a dolgozó időkiértékelésének eredményadatai, beleértve az Időszámla adatot.
  • Törvényi előírások, Kollektív szerződés adatai

A rendszer lehetővé teszi a TMW menedzserek számára, hogy napi beosztásokat és távolléteket tervezzenek nemcsak saját csoportjuk tagjai számára, hanem más csoportokból áthelyezett és a kölcsönzött munkatársakra is kiterjedően.

Az időrögzítés eredményei a már használt SAP HR időinfótípusokra kerülnek, a tervezés és rögzítés során pedig a meglévő kódokat alkalmaztuk. A rendszer minimálisan szükséges létszám rögzítését is támogatja, valamint ellenőrzési funkció biztosítja az időadatok Munka Törvénykönyve és Kollektív Szerződés szerinti teljesülését.

A beállításra került szabályok az alábbiak:

  • évi 200 túlóra felett figyelmeztetés szükséges
  • az éves túlóra maximum 300 óra lehet
  • napi maximum munkaidő 12 óra lehet
  • heti munkaidő maximum 48 óra lehet
  • meghatározott munkarendben a heti munkaidő maximum 56 óra, ill.bármely egymást követő 7 napon maximum 56 óra lehet
  • két egymást követő munkanap között 11 óra pihenőidőnek kell lennie
  • meghatározott munkarendben minden naptári hónapban egy hétvége szabad (szombat – vasárnap) legyen
  • meghatározott munkarendben legalább 7 hetente szabad hétvége legyen
  • legkésőbb hat nap munkavégzést követően 1 pihenő nap kiadása kötelező
  • meghatározott munkarendeknél vasárnap tilos a munkavégzés

A fentieken túl a megoldás még számos előnyt biztosít a vezetőknek a létszámtervezés és jelenlétkezelés területén. Az engedélyezési folyamat lehetővé teszi a vezetőknek, hogy részletes adatok alapján jóváhagyják a tervadatokat, biztosítva a döntéshozatal teljes körű ellenőrzését. Emellett a rendszer automatizált módon összehasonlítja a terv és a tény jelenléti adatokat költséghely szinten, így könnyedén azonosíthatók az esetleges eltérések.

A ténylétszám csoport szintű megjelenítése lehetővé teszi a vezetők számára, hogy áttekinthessék a munkavállalók jelenlétét az egyes csoportokban, és szükség esetén azonnal beavatkozhassanak.

Az „Időszámla” és a maradék szabadság várható alakulásának heti előrejelzése további eszközt ad a vezetők kezébe a hatékonyabb tervezéshez és erőforrások menedzseléséhez.

Mindezek mellett a rendszer átláthatóan mutatja be a dolgozói távollétkereteket, biztosítva ezzel a vezetők számára a szükséges információkat a munkavállalók rendelkezésre állásáról.

A beosztástervezés funkció használatba vétele mellett két vállalat specifikus riportot alakítottunk ki.

Az egyik riport költséghelyenként és műszakonként mutatja a tervezett létszám alakulását napi bontásban.

A másik riport műszak/csoport/dolgozó szerinti részletezettségben jeleníti meg a Időszámla, a csúszókeret valamint a szabadság maradék heti szintű alakulását a tervezési időszakra.

Következtetés

A bevezetett SAP HR megoldás hatékonyan teljesítette a projekt céljait Az új beosztástervezési modul és funkciók segítik a menedzsereket a precíz tervezésben, törvényi előírások és szerződési feltételek betartásában. Az ellenőrzési funkciók biztosítják a szabályoknak való megfelelést, míg a vezetői engedélyezési folyamatok átláthatóságot és döntési kontrollt adnak. A központosított nyilvántartás és riportok további hatékonyságot és elemzési lehetőségeket kínálnak. Az eredmények alapján a projekt sikerrel járult hozzá a vállalat napi létszámirányításának optimalizálásához.

Kérdése van? Akkor forduljon hozzánk bizalommal. A kapcsolatfelvételi űrlapot itt találja.