Személyi jellegű kötelezettségvállalás pénzügyi fedezetének lekötése (obligózása) az SAP HCM modul segítségével

Bevezetett rendszer: SAP PBC modul

A magyarországi intézmény az SAP Position Budget and Control (PBC) modul bevezetését tűzte ki célul annak érdekében, hogy javítsa a személyi költségek év közbeni ellenőrzését.  A végső cél az intézmény személyi jellegű kötelezettségvállalásainak nyomon követésének és előrejelzésének javítása a dolgozókkal kapcsolatos intézkedések és azok pénzügyi következményeinek hatékony összeegyeztetése révén.

A PBC modul használatba vételével a „kötelezettségvállalási processzorral” és a „személyi költségtervezéssel és szimulációval” már napi rendszerességgel képes jelentést készíteni a munkavállalói költségekről, és forgatókönyvek formájában a jövőre is extrapolálni tudja azokat. 

Probléma:

Az Intézmény bér- és járulékkereteit terhelő kötelezettségvállalások (új dolgozó felvétele, béremelés, megbízási szerződés, stb.) számos esetben annak ellenére fedezet nélkül történtek, hogy a kötelezettségvállalást tartalmazó dokumentumon a pénzügyi ellenjegyző igazolta a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását. A bér- és járulékkereteket terhelő fedezet nélküli kötelezettségvállalások összege egy évben meghaladhatta akár a több száz millió Ft-ot.

A kötelezettségvállalások nem minden esetben kerültek azonnal rögzítésre a nyilvántartási rendszerben, erre több esetben csak azt követően került sor, hogy szakmai teljesítésük megtörtént. A kötelezettségvállalások késedelmes rögzítése megnehezítette, illetve ellehetetlenítette a pénzügyi fedezet aktuális mértékének vizsgálatát.

A kötelezettségvállalás késedelmes rögzítése esetén a kötelezettségvállaló szervezeti egység számára megnehezül a fedezetvizsgálat, mivel csak háttérnyilvántartás (pl. excel tábla) folyamatos vezetése esetén követhető és számszerűsíthető a költséghelyen rendelkezésre álló pénzügyi fedezet hóközi (két könyvelési időpont közötti) mértéke. A központi szervezeti egységek (kontrolling, HR, pénzügy stb.) ezen háttérnyilvántartásokra értelemszerűen nem rendelkeznek rálátással, így a decentralizáltan működő szervezeti egységek kötelezettségvállalásainak valós fedezettsége a könyvelési időpontok között a központ által nem ellenőrizhető.

Az üzleti folyamat összefoglalása

A folyamat összefoglalása

Mely részlegeket szolgálja ki:

Az intézménynél a pénzügyi osztály és a humánerőforrás osztály egyformán használja a két új eszközt. 

Következtetés

A PBC modul bevezetése eredményeként valamennyi költséghely vonatkozásában lehetővé vált a valós pénzügyi fedezet folyamatos vizsgálata, amely hatékonyan támogatja a kötelezettségvállalási folyamat minden lépését. A kötelezettségvállalók és a pénzügyi ellenjegyzők folyamatosan, napra pontosan – ügyletről-ügyletre – nyomon tudják követni a szervezeti egységük (költséghelyük) bér- és járulékkereteinek felhasználását jelentő kötelezettségvállalások szabad egyenlegre gyakorolt hatását, ezáltal döntéseiket felelősen tudják meghozni.

„Ma már nem kell fáradságosan összegyűjtenünk és elkészítenünk a jelentés adatokat.” Az SAP HR modulból származó adatok integrált módon, automatikusan befolynak a központi SAP KVM rendszerbe, ahonnan könnyen lekérdezhetők.

A kontrolling eszközök magas fokú integrációja az összes SAP komponenssel költségelőnyöket jelent az intézmény számára.

Az új eszközök ugyanakkor egyfajta korai figyelmeztető rendszert is jelentenek a bérszámfejtéshez. „Mivel az automatikus obligó futás mindig egy teljes évet számol a jövőre, azonnal felismeri a hibásan karbantartott törzsadatokat. Ilyenkor figyelmeztető üzenettel megszakad és javítást követel. Ez támogatja a munkavállalói fegyelmet.

A HR ügyintézők kötelesek az adatok változásait azonnal bevinni, hogy azok minden rendszer számára elérhetőek legyenek. Összességében az intézmény a tervezési pontosság terén javult. Minden érdekelt csoport gyorsan és pontosan megkapja a jelentéseket. Az időelőny óriási, a részletesség pedig jelentősen megnőtt.

A személyi jellegű kötelezettségvállalási modult mindazon fenti szervezeteknek ajánljuk, ahol az SAP KVM és a HCM bérszámfejtési modulja is használatban van.